桂林會議會展活動策劃要注意哪些細節
作爲會議會展行業的活動策劃，總是免不了會碰到幾場大(dà)型的會議會展活動，雖然活動的形式有很多種，但是千變萬變離(lí)不開(kāi)一(yī)些套路，最重要的就是在活動正式開(kāi)始之前，籌備期和執行期我(wǒ)(wǒ)們要對活動的整體(tǐ)有一(yī)個構想，先做一(yī)份策劃案。
一(yī)份合格完整的活動策劃案就是一(yī)個好的開(kāi)始，做活動策劃案的目的，不是爲了形式，而是要讓人明白(bái)你策劃的是個什麽樣的活動、可以達到什麽樣的效果、如何控制風險，這有利于我(wǒ)(wǒ)們更好地去(qù)把控整場活動。
1、時間進度推進
确定活動策劃方案後，就要開(kāi)始推進了。在此期間，要保證全員(yuán)配合默契，井井有條，把控好每一(yī)個時間點，Deadline前必須把東西給到。可參考下(xià)方思維導圖。
2、PPT方案制作
對于線下(xià)活動來說，招商(shāng)是必不可少的環節。活動的前期應準備好方案PPT，用以獲取資(zī)金或資(zī)源的支持。
這裏注意，PPT的制作一(yī)定要簡潔、精美，這是商(shāng)務合作的基礎和前提。PPT的内容裏，要能讓你的招商(shāng)對象了解到以下(xià)三點：
（1）這個活動是什麽
（2）我(wǒ)(wǒ)能給你什麽
（3）你能給我(wǒ)(wǒ)什麽
3、場地和嘉賓
對一(yī)場線下(xià)活動來說，場地和嘉賓是非常重要的。這兩者要在活動籌備期就确定好，不然會影響活動的節奏。
對于活動場地的選擇，一(yī)般會考慮以下(xià)幾個因素：
空間：要選擇能夠容納活動預期人數的場地。
價格：場地的價格一(yī)般都是比較昂貴的，這個成本要控制好，最好能以資(zī)源置換的形式獲得。如果不行，也要以搭載資(zī)源置換的形式去(qù)獲得一(yī)個比較低的價格。
交通：交通便利很重要，不要增加參會者出行的負擔。試想一(yī)下(xià)如果活動都已經開(kāi)始了而嘉賓還在路上堵車(chē)會怎麽辦？
設備：看場地是否能提供音響、話(huà)筒、LED屏幕、桌椅等一(yī)些活動必備的設備。
我(wǒ)(wǒ)們最終确定的場地，應該是以上幾點因素綜合後的最佳選擇。
對于活動嘉賓的選擇，重要性不必多說。一(yī)個活動的嘉賓或演講者，不僅是吸引參與者的重要因素、生(shēng)動的營銷材料，同時還構成了你的活動基調。所以邀約合适的活動嘉賓就顯得尤其重要了。
動用一(yī)切你可動用的資(zī)源，去(qù)尋找那位合适的嘉賓。
4、活動文案
好的活動文案，可以吸引更多的客戶，比較流行的活動文案有兩種，一(yī)種是硬廣，一(yī)種是軟文。
硬廣：簡單粗暴版的文案，一(yī)般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉化率高。
軟文：引入型文案，一(yī)般是由故事、雞湯或者幹貨引入，結尾再猝不及防給你個活動報名的鏈接和海報。
不管用這兩種文案裏的哪一(yī)個，一(yī)篇合格的活動文案都要包含以下(xià)幾個内容（如圖）。
5、活動物(wù)料
活動的各個環節、各個時期内都需要做圖制作物(wù)料。一(yī)般會根據會議活動類型和規模做出物(wù)料的删減和擴充，必不可少的是活動海報、現場易拉寶和邀請函。大(dà)緻如下(xià)圖。
6、參會者維護
活動快開(kāi)始的時候，需要進行參會者維護。一(yī)來可以讓活動的到場率變得高一(yī)些，二來可以對這些參會者更加了解。目前比較普通運用的一(yī)種維護方式，是将參會者拉進一(yī)個微信群裏，進行統一(yī)維護和管理。
7、宣傳與推廣
宣傳推廣有兩個大(dà)作用，一(yī)是吸引更多的人報名參加活動，二是提高知(zhī)名度。可以從以下(xià)幾個角度出發（如圖）。
8、現場執行
活動現場執行包括前期和後期（活動當日）。
現場執行前期：
（1）了解現場
需要執行人員(yuán)提前去(qù)現場了解規劃一(yī)下(xià)，比如調試音響、測試PPT、測試話(huà)筒、了解洗手間等位置在哪裏等，這些細節需要在踩點時都要把控到，做到心中(zhōng)有數。
（2）布置現場
對現場進行适當的布置，可以提升現場的氣氛和專業性。
（3）分(fēn)工(gōng)與執行
一(yī)場活動，需要負責指引的人、負責簽到的人、主持人、控制氣氛的人、攝影師、速記員(yuán)、執行人員(yuán)等。
要提前進行明确的分(fēn)工(gōng)，各司其職，确保活動順利進行。
活動當日：
（1） 維持活動秩序
活動期間容易出現現場嘈雜(zá)的情況，需要一(yī)個把控現場秩序的人去(qù)不斷維護。
（2） 現場氛圍要活躍
做活動很講究互動，要想産生(shēng)互動需要有一(yī)位能調動氣氛的主持人，還需要活動開(kāi)始前要做指引，方便大(dà)家能快速找到場地；上一(yī)個嘉賓講完後，要及時調出下(xià)一(yī)個嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會嘉賓使用等。
細節決定成敗，這些細節都需要我(wǒ)(wǒ)們注意到。
最後就是活動結束後的總結了，活動結束後還要進行複盤和總結，這是十分(fēn)關鍵的一(yī)步，能幫助你在日後做其它會議活動時更順暢，可以和同事們開(kāi)會讨論一(yī)下(xià)活動成功和失誤的地方，也可以咨詢參會者，聽(tīng)聽(tīng)他們的意見。
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