舉辦桂林會議活動需要向所在地公安派出所、場館方、消防檢測單位提供或簽訂一(yī)系列文件，如大(dà)型群衆性活動情況登記表、會展活動主（承）辦委托責任書(shū)、承辦方安全責任承諾書(shū)、會議活動安保方案要素、承辦方與場地方及施工(gōng)單位等簽訂搭建臨時設施安全協議、大(dà)型群衆性活動情況登記表等。
公安報備流程及事項
一(yī)、了解所辦活動所在轄區内公安機關關于“大(dà)型群衆性活動情況報備”的流程及要求。
二、與場館對接人接觸，了解場館方的布場要求。
三、根據公安機關的要求，來制作相關報備材料。
一(yī)般包含：
1.大(dà)型群衆性活動情況登記表
2.會展活動主（承）辦委托責任書(shū)
3.活動基本情況及詳細流程
4.臨時搭建及參會人員(yuán)花名冊
5.主辦方安全責任承諾書(shū)
6.相關營業執照或資(zī)質證明
四、建築消防電氣安全檢測合同
會議活動電氣防火(huǒ)檢測合同
大(dà)型會議活動電氣防火(huǒ)檢測合同
五、安保方案要素
1.活動的時間、地點、内容及組織形式
2.安全工(gōng)作人員(yuán)的數量、任務分(fēn)配和識别标志(zhì)
3.活動場所消防安全措施
4.活動場所可容納的人員(yuán)數量以及活動預計參加人數
5.治安緩沖區域的設定及其标識
6.入場人員(yuán)的票證查驗和安全檢查措施
7.消防報備
8.車(chē)輛停放(fàng)、疏導措施
9.現場秩序維護、人員(yuán)疏導措施
10.應急救援預案
六、承辦者與場所管理者以及設計、施工(gōng)單位和人員(yuán)簽訂設計、搭建臨時設施的安全協議
1.副廳内布置圖
2.會場内L54大(dà)屏、舞台統一(yī)搭建圖
3.主廳内用電圖
4.主廳内燈位重量圖
5.主廳外(wài)場布置尺寸圖
6.主廳用電走勢圖
7.L54大(dà)屏、燈光架尺寸圖
8.平面尺寸圖
9.合影架搭建圖
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